„Nem az időfaktor a lényeg” – interjú (kontra)produktivitáson innen és túl

Vadadi-Fülöp Csaba biológus több mint 10 éve a tudományszervezésben dolgozik. Munkája kapcsán az utóbbi 5 évben mindent kitanult a hatékonyságnövelésről, amit csak lehetett. 2 éve indította angol nyelvű produktivitásblogját, ahol személyes hatékonyságról ír, legfrissebb cikkében pedig 12 elismert embert kérdezett arról, hogyan találták meg az útjukat a sikerhez. Jelen interjúban hasznos és haszontalan lifehackekről, flow-ról beszélgettünk, illetve arról, hogy lehet-e diszkvalifikálni a jó öreg önfegyelmet a hatékonyságnövelés játékából.

Banális indítás, de mégis, csak hogy pozicionálni tudjuk magunkat a hatékonyságnövelés erdejében: mi is pontosan a produktivitás?

Az egyik legnépszerűbb hatékonysági modell azt mondja, hogy a produktivitásnak három dimenziója van. Az egyik az idő, a másik az energia, a harmadik pedig a figyelem. Ha ezt a hármat jól balanszírozod, akkor hatékony lehetsz. A produktivitásról elsőre mindenkinek az idő jut eszébe, hogy jó a naptárad, a lehető legtöbb taskot meg tudod csinálni, befejezel valamit; de ez csak egy része.

Hiába van időd, ha állandóan elkalandozol, nem tudsz figyelni, elveszel a projektekben. Közben ha nem jó életet élsz, nem aludtad ki magad, nem táplálkozol helyesen, nem mozogsz, nincs egy rendszered, akkor nem lesz energiád sem.

Mik a legjellemzőbb döccenők a nagyobb hatékonyságra való törekvés útján? Halogatás, struktúrahiány, a nemet mondás nehézsége laikusként elsőre nálam ezek ugranak be. Milyen (egyéb) hátráltató tényezőkkel, viselkedésmintákkal találkoztál?

A halogatás meg a nemet mondás az abszolút number one minden listán. A nemet mondás szerintem beállítottság kérdése, én például alapvetően igent mondó vagyok. Minél több mindent csinál az ember, minél jobban csinálja, annál inkább keresik, egyre több feladattal találják meg. Olvastam erről egy nagyon jó könyvet (The Power of the Positive No). A szerző, William Ury világhírű tárgyalási tanácsadó egy szendvicsmodellt ír le megoldásként. Azt mondja, hogy a nemet kettő igen közé kell beágyazni.

Először mondj igent a saját idődre, saját magadra, és értékeld a kapcsolatod a kérdezővel. Utána mondj nemet az adott kérésre udvariasan, a végén pedig vázolj fel egy igent a jövőbeli együttműködésre.

Én emellett csináltam magamnak egy nemet mondós checklistát. Ez a not to do lista, amire azt írom fel, amit soha nem szeretnék csinálni. A munkahelyemen összegyűjtöttem, a tapasztalataimból építkezve, hogy mi az, amire meg szoktak kérni és mi az, amit nem kéne megcsinálnom, mert nem tartozik a munkakörömbe és nem visz előrébb. Ezekhez írtam nemet mondós scripteket, azaz előre elkészített mondatokat arra az esetre, ha adott dologra megkérnek.

A struktúrahiány is jellemző olyan értelemben, hogy sokan azt hiszik, ahhoz, hogy produktív legyél, kell egy alapbeállítottság, strukturált gondolkodás, összeszedettség.

Valójában ha van egy olyan rendszered, amiben megbízol, legyen az akármilyen primitív, egy to do lista, egy papír vagy egy komolyabb projektmenedzsment-szoftver, ha ezt tudod és szereted használni, akkor már van egy olyan alapod, ami sokat segíthet, és máris megvan a struktúra.

Ezenkívül említeném még a motiváció megtalálását és a napi ritmus kialakítását. Ez nagyon sokaknál elő szokott jönni problémaként.

Létezik produktivitásra való hajlam? Milyen egyéb tényezők határozzák meg, hogy produktív leszek-e? Említetted az előbb a strukturált gondolkodást például.

Nagyon jó alap lehet, ha van egy rendszerszemléleted, analitikus gondolkodásmódod, szeretsz rendszereket építeni.

Ez lehet előny, de a produktivitás nemcsak arról szól, hogy összeszedett vagy, hanem arról is, hogy amit csinálsz, azt hatékonyan csinálod, optimális mennyiségben és minőségben.

Egyébként erre nem kell születni, ezt bárki meg tudja tanulni.

Át lehet esni a ló túlsó oldalára, túl lehet pörögni a produktivitást? Van olyan, hogy fel kell ismerni, hogy a teljesítőképességem határa eddig tart, és innentől (szinte) semmilyen trükkel nem javíthatok a hatékonyságomon; vagy a nagyobb produktivitásra való törekvést, életünk produktív átrendezését inkább úgy kell elképzelni mint egy folyamatosan tökéletesíthető rendszert?

Ez egy örökkévaló tanulás, sosincs vége. Mindig jobb leszel, és ez az, ami hajt előre. Én azt szoktam mondani, hogy a produktivitásnak maximum 20-25%-a az, amit különböző technikai eszközökkel, toolokkal, appokkal ki tudsz húzni, de még akkor is ott van az a maradék 70-75%, ami ténylegesen azt jelenti, hogy hogyan veszed rá magad a munkára: beállítottság, szorgalom, fegyelem. Jó módszer lehet, ha az ember próbál minden héten egy picit jobb lenni, fejlődni.

Brian Tracy kiszámolta, hogy ha minden héten 2%-ot javítasz a hatékonyságodon, akkor egy év alatt jelentős növekedést érhetsz el. Erről lehet naplót vezetni, én írtam egy ideig munkaidő végén, hogy mi az, amit jobban tudtam volna csinálni aznap.

Heti mérföldkövek is állíthatók, kitűzhető célul például, hogy minden héten javítasz valamit a hatékonyságodon, mondjuk egy munkafolyamatot optimalizálsz vagy valami új skillt tanulsz.

Ahogy mondtad, a lifehackek csak kis részét teszik ki a hatékonyságnak. Mégis mikor érdemes ezekre és általánosságban módszertanra, technikákra fókuszálni, esetleg szakemberhez fordulni?

Engem először ezek a technikai hackek kezdtek érdekelni, ilyenkor kap az ember egy kis burstöt, ezen érdemes elindulni. Aztán rájössz, hogy önmagában ez nem elég, utána lehet az elméletet hozzátenni, és folyamatosan finomítani a rendszert. Sok appot használok, és egy csomóban vannak időkimutatások, jelzik, hogy egy hónapban mennyit spóroltam velük. Imádom, de hetente 1 órát takarítok meg így, ami mondjuk nem rossz, mert ha összerakok 5 ilyen toolt, azzal már felszabadíthatok 5 órát. Ez azonban a 40 órához képest nem olyan sok.

Itt nem az időfaktor a lényeg, hanem az, hogy milyen érzést, kényelmet ad egy-egy app használata, mennyire segíti azt, hogy flow-ban tudjál dolgozni.

Nem az a fontos, hogy mennyit spórolsz időben, hanem hogy milyen eredményeket tudsz vele felmutatni.

Milyen kapcsolatot látsz a Covid által átszabott mindennapok és a hatékonyság(növelés) között? Hatékonyabbak leszünk a home office-tól és a korlátozásoktól, vagy ezek éppen ellentétes hatást eredményeznek?

Szerintem abszolút kettős. Akinél nagy a család, van kisgyerek, annak ha otthon kell dolgozni gyerek mellett, és nálunk is ez van most, az néha tragikus, borzasztó nehéz. Ezzel együtt pedig fantasztikus lehetőség arra, hogy új dolgokat tanuljunk a produktivitásról. Remélem, eljutunk oda, hogy a jövőben a home office lehetősége kicsit felértékelődik. Én a közigazgatásból jöttem, ahol nem igazán kedvelt ez a munkavégzési forma, de most kénytelenek beengedni, és működik.

Hosszútávon nagyon nagy haszna lehet a vírusnak, hogy látjuk, hogy a távmunka életképes és alkalmazható. Most még az a baj, hogy nincs iskola, meg nincsenek felkészülve a szülők erre, de ha később a gyerekek visszatérnek a jelenléti oktatásba, meg le lesznek rakva az alapok, akkor a távmunka remek lehetőség lesz.

Van egy csomó konkrétan a home office-ra alkalmazható hack, én is rengeteget olvastam, írtam róla, de ezzel együtt minden napom küzdelem.

Milyen produktivitást növelő tippjeid, tanácsaid vannak a jelen járványügyi helyzetre?

Kelj fel korán, legalább hétkor vagy még kicsit előbb, és az így nyert időt vagy magaddal töltsd vagy azokkal a feladatokkal, amelyek a legnagyobb koncentrációt igénylik. Ha semmi mást nem teszel, de ez a víruson kívül is áll, akkor szerintem ez az egyik legjobb tipp. A másik, hogy adj egy keretet a napodnak.

Ha a munkahelyen vagy, akkor a munkaidő miatt ez eleve adott és fontos, hogy otthon is megteremtsd: jelöld ki a felkelés, az ebédszünet és a munka befejezésének idejét. Lehetőleg úgy alakítsd a környezetedet, hogy ha nincs is dolgozószobád, legyen egy olyan sarkod, ahova el tudsz vonulni, a mobilodat munka közben tedd el jó messzire, ha nincs rá feltétlenül szükséged, hogy elérhető legyél.

Érdemes a családtagokkal egy policyt létrehozni, megbeszélni, hogy ki mikor dolgozik, és az egyeztetett idősávokban nem zavarni egymást. Emellett mindennap ajánlott tenni egy fél-háromnegyed órás sétát a szabadban. Olyankor van erre szükség, amikor az ember úgy érzi, hogy sok a munka, el van havazva, nyomni kéne, de már nem megy. Az utolsó pedig az, hogy nap végén érdemes egy új rutint kialakítani: felírni, hogy mi az, amit másnap (reggel) mindenképpen szeretnénk megcsinálni, úgy zárni a mát, hogy van egy tervünk a holnapra.

Ha felkeltette érdeklődésedet a téma és/vagy szeretnél gyorsan javítani a hatékonyságodon, akkor próbáld ki Vadadi-Fülöp Csaba ingyenes 7 napos produktivitási minikurzusát. Így egy hét múlva a kezedben lehet 12 egyszerű módszer ahhoz, hogy könnyebben elérd céljaidat.